Der gute alte Stempel – Wo er im Büro noch zum Einsatz kommt

Neben dem Abstempeln von Dokumenten können Stempel exklusiv und ausdrucksstark zur Betonung von Seriosität und Ansehen eines Unternehmens genutzt werden. Abstempeln zum Zeichen der Echtheit hat seine Bedeutung im digitalen Zeitalter noch nicht verloren. Mit einem unbegrenzten Ideenreichtum können Stempel-Logos kreiert werden, die mit wichtigen Informationen kombiniert werden können. Damit verbindet sich Professionalität. Stempelaufdrucke setzen besondere Akzente. Außerdem dienen Stempel der Arbeitsvereinfachung und können einen dekorativen Charakter haben.

Geschichtliche Entwicklung

Bei Ausgrabungen auf der griechischen Insel Kreta wurden im Jahr 1908 mit dem „Diskos von Phaistos“ Anzeichen eines Stempeldrucks aus der Zeit von vor fast 4000 Jahren entdeckt. Lange Zeit später, im Jahr 1119, wurde ein weiterer Hinweis auf die Verwendung von Stempeln vorgefunden. In der Prüfeninger Weiheinschrift eines Regensburger Klosters wurde die Verwendung von Einbuchstaben-Stempeln festgestellt. Als funktionaler Vorläufer waren Siegel bereits Im Mittelalter für Kardinäle, Fürsten und Adelige verfügbar. Daraus gingen in der Folge die Stempel hervor. Im Postbetrieb kamen sie erstmalig in Venedig im 15. Jahrhundert zum Einsatz. Erst zweihundert Jahre später wurden sie verbreitet verwendet. Von dieser Zeit sind noch zahlreiche Stempel und Umschläge vorhanden. In dieser Zeit wurde in London durch den Stempel: „Paid One Penny“ dokumentiert, dass die Zahlung des Briefportos erfolgt war. Gebührenstempel als Zahlungsnachweis wurden ab dem 17. Jahrhundert in Holland genutzt. Österreich führte im Jahr 1854 Stempelmarken zur Bezahlung österreichischer Amtshandlungen. Diese Bezahlpraxis blieb bis zum Jahr 2002 bestehen und wurde nur aufgrund der Währungsumstellung auf Euro eingestellt. Bis heute werden Stempel als Zeichen einer Entwertung von Briefmarken oder Bahntickets zur Verhinderung einer Mehrfachnutzung verwendet. Der Einsatz von Stempeln im gewerblichen, öffentlichen und privaten Bereich ist im heutigen Alltag nach wie vor in vielfältigen Variationen üblich.

Beschaffenheit und Funktion eines Stempels

Wer einen Stempel nutzen möchte, hat eine große Auswahlmöglichkeiten. Ein Stempel wird in den unterschiedlichsten Materialien, Formen, Größen und Designs verwendet. Er dient zur schnelleren und einfacheren Durchführung schriftlicher Arbeiten. Außerdem kann er als gut leserlicher und auffälliger Hinweis zur besseren Erkennung wichtiger Informationen gebraucht werden. Ebenso wirkt ein Stempel als Indiz der Dokumentenechtheit. Ein Stempel besteht in der Regel aus einem handlichen Griff und einer Stempelplatte, deren Oberfläche mit Buchstaben, Zahlen oder Symbolen versehen ist. Zahlreiche Modelle verfügen über eine flexible Einstellbarkeit, wodurch erforderliche Änderungen vorgenommen werden können. Dabei kann es sich um Zeitangaben, Beträge oder ähnliches handeln. Mithilfe eines separaten oder integrierten Stempelkissens können ein- oder mehrfarbige Aufdrucke auf Papier oder Stoff angebracht werden. Stempel können aus Holz, Metall, Plastik oder Gummi hergestellt werden. Der klassische Holzstempel ist umweltfreundlich und preiswert in der gewünschten Form und Größe herstellbar. Der robuste, handliche Holzstempel verfügt über eine Textplatte aus Gummi. Dadurch ist bei einem Stempelabdruck ein Ausgleich von geringfügigen Unebenheiten der Oberfläche möglich.

Verschiedene Stempeltypen

Stempel nutzen in den verschiedensten Ausführungen. Die Auswahl eines passenden Stempels ist von der beabsichtigten Funktion, der Nutzungshäufigkeit und des gewünschten Designs abhängig. Außerdem spielt der Preis eine Rolle. Wer einen Stempel kaufen möchte, kann zwischen folgenden Stempelausführungen aussuchen:

Textstempel

Ein Textstempel wird häufig als Standartstempel verwendet, um prägnant und präzise auf Bearbeitungsnotwendigkeiten hinzuweisen. Dabei enthält der Stempelabdruck in der Regel nur ein Wort oder nur wenige Wörter. Zu den Bearbeitungshinweisen zählen „Bezahlt“, „Erledigt“ und „Eilt sehr“. Aufgrund dieser Bezeichnungen sind Sortierungen und Zuordnungen bestimmter Dokumente möglich, ohne zuvor den gesamten Text gelesen zu haben.

Unterschrift-Stempel

Ein individueller Unterschrift-Stempel erspart Zeit im Falle häufiger Unterschriftsleistungen. Eine Unterschrift im Abstempelungsverfahren ist allerdings nur dann möglich, wenn keine persönliche Unterschrift zur Dokumentenechtheit vorausgesetzt wird. Die arbeitserleichternde Wahlmöglichkeit wird oft bei der Fertigung von Serienbriefen genutzt. Um einem Missbrauch durch Unbefugte vorzubeugen, empfiehlt sich eine sichere Aufbewahrung des Unterschrift-Stempels.

Paginierstempel

Paginierstempel oder auch Ziffernstempel genannt, sind in verschiedenen Versionen bedarfsgerecht erhältlich. Damit fortlaufende Nummerierungen dokumentiert werden können, verfügen diese Stempel über eine verstellbare Zahlenmechanik. Besonders in Buchhaltungen sind Paginierstempel als zuverlässiges Zählverfahren geschätzt. Ein versehentliches Zurückdrehen kann technisch nicht vorkommen. Zu dieser Stempelversion zählt ebenso der Datumsstempel. Hierbei wird das jeweils zu berücksichtigende Datum manuell eingestellt. Es stehen außerdem Paginierstempel als Kombinationen von Text- und Datumsstempel zur Verfügung. So kann beispielsweise der Aufdruck „Bezahlt am“ sinnvollerweise durch das passende Datum ergänzt werden. In Behörden und Buchhaltungen kommt das Kombinationsmodell oftmals zum Einsatz.

Selbstfärbestempel

Hierbei färben sich vorgefärbte Stempelmodelle durch eine spezielle Technik eigenständig nach dem Stempelvorgang wieder ein. Dadurch können ärgerliche Handverschmutzungen verhindert werden. Je nach ausgewähltem Stempelgehäuse können auch mehrfarbige Abdrucke erfolgen. Ebenfalls kann die Abdruckstärke eingestellt werden.

Grafikstempel

Durch Grafikstempel können aussagekräftige Symbole wie Firmenlogos oder bestimmte Motive aufgedruckt werden. Die speziellen Symbole werden als ausdrucksstarke Akzente auf dem Schriftbild besonders hervorgehoben. Dadurch kann der Eindruck von Seriosität vermittelt werden. Außerdem können gezielte Botschaften merkfähig transportiert werden. Als Grafikstempel können unterschiedliche Stempelmodelle genutzt werden. So genannte Firmenstempel sind bis heute in vielen Abteilungen Pflicht und Usus.

Rollstempel

Die Stempelplatte ist bei diesem Stempeltyp auf einer Rolle befestigt. Durch das Abrollen des Stempels auf Papier oder anderen Stoffen wiederholt sich fortlaufend der vorgesehene Text oder das Motiv. Während des Vorgangs wird die Stempelplatte durch eine getränkte Farbwalze kontinuierlich eingefärbt. Mithilfe von Rollstempeln sind konturenscharfe Abdrücke auf saugenden Untergrundmaterialien möglich.

Stempel haben Zukunft

Ein Stempel stellt keinen Widerspruch zu den Errungenschaften des digitalen Zeitalters dar. Er wird vielmehr nach wie vor als alternativloses Werkzeug in vielen Alltagsbereichen verwendet. Zu Wareneingangsstempeln und anderen Vorteilen des Stempelwesens gibt es häufig keine besseren Optionen. Der Charakter eines Stempels wird sogar durch den Gesetzgeber geschätzt. Er schreibt für Frachtpapiere, notarielle Dokumente oder Vertragsunterlagen vielfach bestimmte Stempelaufdrucke zwingend vor. Dadurch sollen Echtheit und Fristnachweis wichtiger Schreiben zusätzlich geschützt werden. Wer Stempel kaufen möchte, kann diese bequem online bestellen.