Aktenvernichter DSGVO – Rechtskonforme Aktenvernichtung

In Deutschland wird der Datenschutz groß geschrieben, deshalb sind Betriebe, Vereine und Institutionen dazu verpflichtet DSGVO datenschutzkonforme Aktenvernichter zu verwenden. Wer sich nach Aktenvernichtern umschaut, der wird merken, dass es Aktenvernichter in mehreren Sicherheitsstufen zu kaufen gibt. Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Aktenvernichter die DSGVO Norm erfüllen und welche Sicherheitsstufe Sie für Ihr Unternehmen berücksichtigen müssen.

Was bedeutet die Abkürzung DSGVO und was ist die DSGVO Norm?

Die Abkürzung DSGVO steht für die Datenschutz-Grundverordnung der europäischen Union. Das Regelwerk befasst sich mit der rechtskonformen Verarbeitung, Übertragung und Löschung von Datensätzen, z.B. persönliche Daten, Geschäftsdaten und Kundendaten.

Dabei müssen Privathaushalte einen anderen Sicherheitsstandard erfüllen, als z.B. Arztpraxen, Rechtsanwälte oder Betriebe. Die Bestimmungen und Grundsätze der Europäischen Kommission gelten in der gesamten EU. Die DSGVO Norm schreibt vor, wie Unternehmer, Vereine, Selbstständige, Institutionen, Behörden, Geschäftsführende und Dienstleister, mit personenbezogenen Daten umgehen sollen. Die Verordnung gibt Maßstäbe zur rechts- und datenschutzkonformen Behandlung sensibler Personendaten, deren Weitergabe, Speicherung und Löschung.

Wann erfüllt ein Aktenvernichter die Anforderungen der DSGVO?

Egal ob Arzt, Selbstständig, Unternehmer oder Behörde, wer in der EU mit personenbezogenen Daten zu tun hat, muss die Grundsätze der DSGVO beachten und einen Aktenvernichter mit entsprechender DSGVO Kennzeichnung verwenden. Maßgeblich kommt es auf die Schutzklasse der Dokumente an, die durch den Schredder vernichtet werden sollen. Es gibt insgesamt drei DIN Schutzklassen (DIN 66399), die darauf schließen lassen, welcher Aktenvernichter zum Einsatz kommen muss:

Dokument Schutzklasse 1

Die Informationen sind unrelevant für Dritte und die Veröffentlichung hätte keinen Einfluss oder Konsequenzen für Dritte.
Hierbei handelt es sich um Notizen, Wurfsendungen, Werbung, Kataloge und andere nicht personalisierte Dokumente.

Dokument Schutzklasse 2

Die Daten in der Schutzklasse zwei sind schutzbedürftig und vertraulich. Die Datensätze umfassen in der Regel einen kleinen Personenkreis. Die Datenweitergabe hätte gegebenenfalls Konsequenzen für den Dritten. Werden Daten ungewollt weitergereicht, kann dies eine Gesetzeszuwiderhandlung oder Vertragsverletzung zur Folge haben. Dokumente der Schutzklasse sind z.B. Bewerbungen, Angebote, Kundenanfragen, relevante Telefonnotizen, Korrespondenzdatensätze, Daten
von Mitarbeitern oder betriebsinterne Aushänge.

Dokument Schutzklasse 3

Ein Dokument der Schutzklasse 3 hat einen erhöhten Schutzbedarf. Es geht hierbei um vertrauliche Unterlagen, betriebsinterne Geheimnisse, Absprachen, Geschäftsdaten, Verschlusssachen, Finanzdokumente und Vereinbarungen. Die Weitergabe der Daten könnte für den Betroffenen existenzbedrohend sein, daher muss die ordnungsgemäße Vernichtung sichergestellt werden.

Welche Aktenvernichter erfüllen die DSGVO Norm?

Wenn Datenschutzexperten über die Aktenvernichtung diskutieren, dann wird schnell klar, dass verschiedene Dokumente, gesondert betrachtet, geschützt und behandelt werden müssen. Dies gilt auch für alle anderen Datenträger, egal ob CD, DVD, Blue-Rays oder Karten. Jedes Unternehmen hat andere Datensätze zu verarbeiten und hat daher andere Anforderungen zu berücksichtigen. Die Anforderung der Datensicherheit ist vom Dateninhalt, der Vertraulichkeit und Geheimhaltungspflicht abhängig. Ein Aktenvernichter erfüllt die Norm, wenn er mit der DSVGO Sicherheitsklasse gekennzeichnet ist. Unternehmen, wie z.B. Rexel, HSM und Dahle sind Datenschutzexperten und fertigen elektrotechnische Komponenten auch im Bereich Aktenvernichtung.

Welche Sicherheitsstufen gibt es bei Aktenvernichtern?

Die Aktenvernichter für Papiere und Dokumente werden mit der Abkürzung “P” gekennzeichnet, sowie mit der entsprechenden Sicherheitsstufe. Die Hersteller Kennzeichnung gibt an, ob ein Dokument nach der Vernichtung wieder hergestellt werden kann und mit welchem Aufwand die Wiederherstellung verbunden ist. Ein Aktenvernichter ist umso sicherer, desto feiner der Papierauswurf und desto höher der Aufwand der Wiederherstellung ist.

Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P1

Vernichtung allgemeiner, nicht personenbezogener Daten. Die Wiederherstellung ist mit wenig Aufwand möglich

Schredder und Aktenvernichter Sicherheitsstufe P2

Vernichtung interner Daten und Dokumente. Eine Wiederherstellung ist schwer möglich, nur mit besonderem Aufwand

Sicherheitsstufe P3 für Aktenvernichter

In der Sicherheitsstufe drei werden sensible Daten vernichtet. Die Wiederherstellung ist nur mit erheblichem Aufwand zu bewältigen.

Sicherheitsstufe P4 Aktenvernichter

Hierbei handelt es sich um besonders sensible Daten, die durch den Aktenvernichter geschreddert werden. Eine Dokumenten Wiederherstellung ist nur mit außergewöhnlich hohem Aufwand möglich

Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P5

Wer die geheimen Daten im Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 5 schreddert, der kann sich fast sicher sein, dass die Daten endgültig vernichtet wurden. Die Wiederherstellung der Dokumente kann nur mit zweifelhaften Versuchen erfolgen

Schredder der Sicherheitsstufe P6

Ein Aktenvernichter der Stufe 6 vernichtet geheime Hochsicherheitsdaten und garantiert eine absolut sichere Datenlöschung. Eine Wiederherstellung des Dokuments ist technisch nicht möglich

Sicherheitsstufe P7

Die höchste Sicherheitsstufe bietet 100% Sicherheit, denn die Papiervernichtung kann nicht wieder rückgängig gemacht werden. Laut Datenschutzexperte ist diese Sicherheitsstufe Top-Secret

Weiterführende Links, Quellen und Verweise:

• Wikipedia über die Datenschutz-Grundverordnung
• DSGVO-konforme Aktenvernichter von HSM
• Aktenvernichter im Büro

Bildquelle:

• https://pixabay.com/de/illustrations/datenschutz-dsgvo-sicherheit-3344455/